Chaque jour, les organisations reçoivent et génèrent une multitude d’informations, qui doivent, pour la plupart, être conservées afin d’en garder une trace écrite. Quels sont les enjeux de l’archivage des documents dans une entreprise ? Quels sont les atouts de la dématérialisation et de la digitalisation comptable ? Voici toutes les réponses.
Archivage des documents dans une entreprise : de quoi s’agit-il ?
L’archivage désigne l’activité de conservation des documents d’une entreprise. Ce processus, parfois appelé “records management”, consiste donc à gérer l’ensemble des documents tout au long de leur cycle de vie. Il peut être divisé en quatre grandes étapes.
1) L’identification et l’authentification des documents
Tous les documents produits ou reçus par une entreprise doivent être archivés dès lors que leur fonction a été remplie. Chaque pièce doit donc être identifiée pour assurer son authenticité et déterminer ses conditions de conservation.
2) Le stockage des documents
Une organisation stricte est indispensable pour un stockage optimal des archives. En effet, l'entreprise doit pouvoir rechercher et retrouver facilement n’importe quel document.
3) La consultation des documents
Il est essentiel de lister les personnes autorisées à accéder aux archives. Des droits d’accès limités à certains types de documents peuvent également être mis en place, afin de préserver la confidentialité des informations.
4) La destruction ou le classement final des documents archivés
Les entreprises sont dans l’obligation de conserver leurs archives pendant une certaine durée, qui varie en fonction du type de document. Une fois que la durée de conservation d’une archive est expirée, il faut procéder à son classement final ou à sa destruction.
L'archivage de documents : une obligation légale
L’archivage est une obligation légale pour les entreprises, qui doivent conserver leurs documents comptables, administratifs ou encore financiers pendant une période déterminée.
Plus qu’une contrainte réglementaire, c’est aussi une protection pour les sociétés, qui ont l’assurance de disposer de toutes les pièces nécessaires en cas de contrôle fiscal ou de litige, par exemple.
La durée minimale de conservation est susceptible de varier en fonction du pays ou du type de document. En Belgique, par exemple, les pièces comptables doivent être conservées pendant les 10 ans ou les 10 exercices comptables qui suivent la période imposable à laquelle ils se rapportent.
Concernant les factures, la loi belge autorise leur archivage sur papier ou support électronique, quel que soit le format d’origine. Dans tous les cas, le mode de conservation choisi doit permettre de garantir l’intégrité du contenu et l’authenticité de l’origine des documents. Concrètement, l’entreprise doit s’assurer que les factures sont inaltérables, de leur réception jusqu’à la fin du délai de conservation.
Au Luxembourg, les livres comptables et les pièces comptables doivent être conservés pendant 10 ans au moins à partir de la date de clôture de l’exercice. Ces documents, à l’exception du bilan et du compte de résultat, peuvent être conservés sur support informatique. Néanmoins, les reproductions ou les enregistrements doivent correspondre au contenu des documents à conserver et doivent pouvoir être produits facilement pendant la durée de la conservation.
Quels sont les enjeux de l’archivage des documents pour l’entreprise ?
En premier lieu, le respect des modalités d’archivage et des délais de conservation permet à l’entreprise d’être en conformité avec la législation.
Mais l’archivage répond à bien d'autres enjeux. En effet, la conservation de certains documents est indispensable pour prouver que l’organisation a bien rempli ses obligations vis-à-vis de l'administration fiscale, des caisses sociales ou de ses partenaires commerciaux. Elle peut aussi s’appuyer sur ces justificatifs pour démontrer qu’elle s’est bien acquittée d’une dette à la date prévue.
De plus, en cas de litige, un document peut constituer un début de preuve par écrit, dès lors qu’il rend vraisemblable un fait que l’entreprise souhaite prouver. Par exemple, un relevé bancaire sur lequel apparaît le versement d’une somme peut constituer le commencement de preuve par écrit qu’une dette a été remboursée.
À noter : en l’absence d’écrits explicites, il peut être utile de conserver certains documents non obligatoires, comme des échanges d’e-mails, qui peuvent aussi constituer des débuts de preuve par écrit.
Les différents types d'archivage
Aujourd'hui, les organisations ont à leur disposition plusieurs méthodes d’archivage de documents.
L’archivage physique
L’archivage physique est la solution traditionnelle à laquelle les entreprises ont eu recours pendant très longtemps. En effet, jusqu’au début des années 2000, les documents au format papier étaient les seuls à faire foi aux yeux de la loi.
Cette méthode implique un tri minutieux des pièces à stocker, mais aussi un classement et un rangement rigoureux, afin que les documents puissent être retrouvés aisément si besoin.
Les archives peuvent être conservées au sein de la société. Néanmoins, les documents accumulés au fil des années occupent un espace très important : il est donc possible de les stocker dans un site de conservation extérieur.
Bien qu’elle tende à disparaître, cette solution reste viable pour les petites entreprises qui possèdent peu de documents au format papier et qui ne sont pas soumises à des processus de gestion documentaire trop complexes.
L’archivage numérique
Aujourd’hui, les documents électroniques ont la même valeur que les documents papiers. C’est pourquoi l’archivage numérique s’est imposé comme un concurrent sérieux de l’archivage physique.
Cette technique est notamment privilégiée par les moyennes et grandes entreprises qui possèdent un flux de documents plus important. Elles peuvent ainsi stocker à long terme des documents numériques sur un support sécurisé.
L'archivage mixte
Les entreprises sont au centre d’un système d'échange d’informations tentaculaire. Au quotidien, elles sont reliées à leurs fournisseurs, à leurs clients ou encore à l’administration par une multitude de documents : factures, bons de commande, relevés de banque, contrats, bulletins de paie, formulaires administratifs, courriels…
Bien que les technologies numériques permettent de les dématérialiser, de les conserver en toute sécurité et de les archiver, de nombreuses sociétés restent confrontées à une double gestion de l’archivage des informations. Autrement dit, un archivage mixte, à la fois papier et numérique.
Elles ont toutefois intérêt à tendre vers l’archivage numérique, qui présente de nombreux avantages.
Les avantages de l’archivage numérique
Les bénéfices de la digitalisation de l’archivage des documents sont bien réels pour les entreprises.
Économie d’espace
L’atout le plus évident de l’archivage numérique est le gain de place. En effet, la conservation des documents au format papier nécessite un espace conséquent, afin de stocker les classeurs et de les ranger sur des étagères. En revanche, un simple disque dur permet de conserver autant d’informations qu’une salle d’archives de plusieurs milliers de mètres carrés.
Gain de temps
Avec l’archivage physique, le tri, la recherche ou la destruction des archives nécessitent beaucoup de temps. Une solution de dématérialisation, quant à elle, permet de rechercher facilement n'importe quel document à l’aide d’un mot-clé ou de critères prédéfinis. Grâce à l’indexation full-text, toutes les pièces comptables sont automatiquement identifiées. Enfin, les pièces justificatives peuvent être triées dans des classeurs numériques pour plus de clarté.
Diminution des coûts
L’usage du papier engendre des frais importants pour les sociétés, qu’ils soient liés à l’impression ou à l’expédition des documents. Or, la dématérialisation permet d’éviter ces dépenses superflues.
Protection et sécurité des documents
Les archives physiques sont exposées à certains aléas, comme les incendies ou les dégâts des eaux, qui peuvent engendrer une perte totale ou partielle des informations détenues par l’entreprise. L’archivage numérique permet d’éviter ces écueils.
En outre, la digitalisation offre une sécurité et une traçabilité optimales des données. Une fois les documents archivés, toute modification est impossible, ce qui élimine le risque de falsification des fichiers. De même, les archives ne peuvent être détruites en dehors d’une procédure stricte et tant que leur durée de conservation n’est pas expirée.
Partage d’informations simplifié
L’archivage numérique facilite la manipulation des documents et le partage des informations. En effet, les données sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil. De plus, ces informations peuvent être restituées rapidement sur des supports divers, ce qui fluidifie leur transmission.
Pratique, économique et écologique, l’archivage électronique permet donc de contourner de nombreuses contraintes liées à la gestion du papier. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion des données, sans pour autant altérer leur intégrité.
L’importance d’une solution de dématérialisation adaptée
Le passage à l’archivage numérique est un tournant majeur pour une organisation. Pour mener à bien ce projet, il est important de choisir une solution de dématérialisation adaptée.
Afin de sélectionner le logiciel de gestion des factures idéal, différents critères doivent être passés en revue.
Les fonctionnalités
La solution retenue doit répondre à tous les besoins de la société, non seulement pour l’archivage en tant que tel, mais aussi pendant les autres étapes du processus : par exemple, la capture des documents depuis n’importe quel format (papier, PDF, EDI, etc.).
La technologie
Une bonne plateforme de dématérialisation doit exploiter le potentiel des nouvelles technologies comme l'Intelligence Artificielle, le Machine Learning ou la Reconnaissance Optique des Caractères (OCR), afin de simplifier l’archivage des documents dans l’entreprise.
De plus, elle doit pouvoir s’interfacer facilement avec les systèmes de gestion et de comptabilité, les progiciels de gestion intégrée (ERP) ou encore les logiciels de gestion électronique des documents (GED).
L’ergonomie
L’archivage électronique des documents doit reposer sur une plateforme facile à prendre en main, intuitive et agréable. De cette façon, elle est perçue comme un vrai plus par les utilisateurs. Un support client compétent, réactif et disponible est également très appréciable.
Le tarif
Enfin, le prix proposé par l’éditeur doit être totalement transparent, sans mauvaise surprise (comme des modules supplémentaires payants). Le cloud est souvent l’option la plus intéressante, car son modèle par abonnement permet à l’entreprise de ne payer que pour ce qu’elle utilise vraiment, sans être prisonnière d'un contrat à long terme.
Plus qu’une obligation légale, l’archivage des documents dans les entreprises est un véritable vecteur d’efficacité au quotidien. En adoptant une solution de digitalisation et de dématérialisation des factures, les organisations peuvent optimiser leur espace de travail, accélérer l'accès à l'information et renforcer la sécurité de leurs données, tout en garantissant leur conformité réglementaire.
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