Yooz versus les autres solutions de dématérialisation factures

La copie fiable : définition
La notion de copie fiable est présente dans le code civil depuis 2016, dans son article 1379. Article qui fut ensuite précisé par le Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies.

Le décret de décembre 2016 définit pour la première fois la notion de « copie fiable » : « la copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique.
Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ».

Le périmètre d’action de ce texte est très large puisqu'il s’applique à tous les documents contractuels.

Les conditions de fiabilité de la copie

L’arrêté du 22 mars 2017 intervient dans le prolongement du décret de décembre 2016 et définit plus précisément le minimum attendu par l’administration fiscale pour la fiabilité de la copie d’une facture.

Ce décret autorise le réceptionnaire de la facture à produire des copies fiables en remplacement des originaux papier. La présomption de fiabilité est cependant soumise à plusieurs conditions :

-la numérisation doit garantir une reproduction à l’identique de l’original,

-l’archivage électronique doit être documenté, faire l’objet de contrôles internes pour assurer la disponibilité et la lisibilité pendant la durée légale de conservation,

-l’intégrité des documents est attestée par une empreinte électronique (signature électronique, horodatage ou cachet électronique).

Comment les technologies Yooz répondent à cette nouvelle réglementation ?

YoozProtect intègre l’horodatage, la signature électronique et l’archivage électronique à valeur probante permettant de réaliser des « copies fiables » au sens de l’arrêté du 22 mars 2017 et garantit ainsi la fiabilité des copies des factures effectuées.

YoozProtect & Archivage légal, quelles fonctionnalités disponibles ?

• Cachet serveur RGS 2* : Yooz appose une empreinte numérique aux documents traités garants de l’intégrité du document. 
• Horodatage: chaque fichier est horodaté pour dater l'ensemble des opérations réalisées.
• Archivage conforme Z42-013 : YoozProtect assure la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation (10 ans).

En bref, peut-on vraiment supprimer les factures papier ? Et comment devons-nous procéder ?

Oui, et cela est même souhaitable ! Vous devez cependant respecter ces 3 conditions :

• Choisir une solution de démat’ capable de produire des « copies fiables » de factures
• Formaliser votre processus de numérisation, de traitement et de conservation de factures au sein d’une « Convention de numérisation » qui peut vous être demandée en cas de contrôle par l’Administration fiscale. Vous devrez la tester et contrôler son exécution régulièrement
• Vous assurer que vous n’avez plus besoin de vos originaux papier au-delà de vos obligations fiscales car si le document original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée (article 1379 du Code civil)

Si ces conditions sont respectées, vous pourrez enfin dire adieu à vos factures papier !