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Certaines entreprises sont encore réticentes à entamer « leur transformation numérique » par un projet de dématérialisation de leurs factures car elles associent bien souvent ces termes à un processus coûteux, complexe et long à mettre en place.
A tort. Quoi de mieux, pour mettre fin aux préjugés, que d’entendre les dirigeants et DAF de PME et d’ETI commenter leurs expériences ?

Comment mettre en place la dématérialisation ? les outils-clés !

Les solutions de dématérialisation ont beaucoup évolué au cours de ces dernières années et proposent aujourd’hui des modèles innovants. Les organisations peuvent désormais, quels que soient les volumes de documents traités et la complexité de ses processus, accéder à des fonctionnalités avancées tout en garantissant une extrême simplicité d'accès et de paramétrage.

Sur le plan légal, elles bénéficient aussi des fonctionnalités de conformité réglementaire, piste d’audit fiable, copie fiable à valeur probante, archivage légal, signature électronique..

Ces logiciels peuvent en quelques heures, être mises en production dans une PME avec des systèmes de gestion relativement simples comme s’adapter aisément aux organisations décentralisées les plus sophistiquées; et ce, dans des délais très courts grâce à la souplesse de la solution et l’adaptabilité de leurs workflows de validation. Ils  sont également faciles d'accès grâce au mode Cloud qui permet à tous les utilisateurs de se connecter 24h/24 et 7j/7.

 

 

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" Yooz a été déployé en 3 semaines,sur les 200 sites, pour 500 utilisateurs,et traite plus de 150 000 factures par an ! "

Sophie Blahuta, Directrice de projet, DomusVi

 

campeole logo-1-1Yooz a pu être déployée, selon la méthode « big bang », sur les 150 sites : plus de
2 000 factures étaient dématérialisées moins d’un mois après la décision d’implémentation !

’’ En moins de 2 mois, Yooz était opérationnelle pour le siège et pour l’ensemble des 200 utilisateurs sur la totalité des 64 sites ! " 

Nicolas Nérot, Directeur Administratif et Financier, Campéole

 

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Au-delà de ces fonctionnalités qui permettent aux non-initiés d'accéder très simplement à ces outils, la dématérialisation des documents et factures fournisseurs permet à ses utilisateurs de passer de l’âge de pierre à la révolution de l’information :
  • ­meilleurs maîtrise et pilotage de l’activité, ­
  • gestion rapide des périodes de clôture, en toute sérénité, ­
  • gain de temps, avec des traitements, pour la plupart automatiques, exécutés beaucoup plus rapidement, ­
  • fiabilisation et sécurisation des données et procesus, avec traçabilité des interventions de bout en bout, ­
  • amélioration du suivi budgétaire, des capacités de prévisions, par le suivi des engagements et des dépenses, pour l'ensemble des documents.

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Quels résultats concrets obtiennent les utilisateurs de solutions de dématérialisation ?

Le cabinet Paystream Advisors compare, dans son étude, deux indicateurs de performance des services comptables selon le niveau de maturité de l’entreprise en matière de dématérialisation des processus et documents comptables. Les «innovators» étant les entreprises ayant le plus optimisé leur processus factures en le dématérialisant et en l’automatisant.

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  • Le temps de traitement moyen entre la réception d’une facture et son approbation : il varie de 45 jours pour les « novices » à 5 jours pour les « innovators » !
  • De plus, selon le même critère de comparaison, le coût de traitement d’une facture, tous supports confondus (document papier et électronique), oscille entre 14,12 €, pour les « novices » et 2,22 € pour les « innovators », « top performers » du processus comptabilité fournisseur.
    Nos clients reviennent sur ces bénéfices :

gameloft-logo"Après une mise en production très rapide, nous avons immédiatement constaté un temps de traitement des factures divisé par 4, ainsi qu’une plus grande fiabilité des données grâce à la mémorisation des imputations comptables et à la détection automatique des doublons."

Hakim Bellaouness, Comptabilité Fournisseurs, Gameloft

logo-ourry"Yooz nous a permis de diviser par 3 le délai de traitement de nos factures avec un meilleur contrôle des engagements de dépense et une amélioration de la traçabilité sur les validations de factures." 

Laurent Quobex, Responsable Informatique, Transports Ourry

Vous souhaitez en savoir plus sur les retours d'expérience de ces utilisateurs de solutions de dématérialisation factures ?

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 Tags: Entreprises

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