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Comment choisir la "bonne solution de dématérialisation ?" Question qui ne peut que retenir notre attention compte tenu de ses impacts potentiels sur les gains financiers.

Pour enrayer l’inefficacité des processus manuels et faire face aux volumes croissants de factures à traiter, l'automatisation est devenu essentielle.  Mais que faut-il automatiser ? Et comment ? Que faire après la mise en route du système ?

Choisir une solution de dématérialisation constitue une étape cruciale pour l'activité de votre entreprise et le risque de se tromper peut avoir un impact non négligeable sur le fonctionnement de votre service.

Mais soyez rassuré ! Nous avons élaboré, au travers de notre livre blanc « Comment rater son projet de dématérialisation de factures », une liste d’erreurs à "éviter" pour bien choisir le prestataire et la solution les plus adaptés à vos besoins.

ÉTAPE 1 : LA PRÉPARATION

Comment devez-vous vous préparer AVANT de contacter un fournisseur de solutions de dématérialisation ?

- définissez les objectifs commerciaux que votre entreprise cherche à atteindre - ainsi que les problématiques qu’elle souhaite résoudre - par l'automatisation de ses processus comptables.

- définissez vos indicateurs clés de performance (KPI). Que souhaitez-vous mesurer ?

- quel outil de production comptable utilise votre entreprise ?

- documentez et/ou définissez vos processus comptables depuis la réception d'une facture, la validation et le paiement, jusqu'au stockage des documents.

- que se passe-t-il une fois que les factures ont été validées ? Donnez des exemples précis.

- quelle partie de votre processus comptable est la plus coûteuse ? 

-"cloud" ou "on-premise", quelle solution serait la plus adaptée à votre entreprise ?

- précisez le nombre de factures que vous traitez par mois ainsi que le nombre de collaborateurs inclus dans votre circuit de validation. 

ÉTAPE 2 : LES QUESTIONS QUE VOUS DEVEZ POSER.

Nous avons élaboré une liste de questions clés que vous devez poser à un fournisseur de solutions de dématérialisation pour vous assurer que son offre répond de façon précise à vos besoins.

- avec quels outils de production, votre solution est-elle compatible ? L’intégration se fait-elle de manière native et transparente ? Combien de clients utilisant XYZ (citez votre outil) utilisent votre solution ?

- votre solution est-elle hébergée dans le Cloud ? 

- comment votre solution tire-t-elle parti de l’intelligence artificielle (IA), du Machine Learning ? Il est important de savoir si la solution envisagée s’appuie sur les nouvelles technologies.

- quels dispositifs de sécurité sont mis en place pour éviter les fraudes ?

- offrez-vous une solution complète clé en main, ou dois-je installer des fonctionnalités supplémentaires pour couvrir nos besoins ?  Comment fonctionne votre tarification ? 

- quel est le délai moyen de déploiement de votre solution ?  Avez-vous des exemples précis ?

- que pensent vos clients de votre solution ?  Avez-vous des références dans notre domaine qui pourraient partager avec nous leur expérience ?

Vous souhaitez allez plus loin ?

Téléchargez notre Livre Blanc : Comment rater votre projet de dématérialisation de factures ?

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 Tags: Tendances Numériques Entreprises

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