Logiciel de dématérialisation des factures : comment choisir ?

Pour la plupart des entreprises, la croissance est une bonne nouvelle. C’est à la fois l’objectif et la récompense des efforts accomplis durant des mois. Mais pour le service comptable, la médaille a son revers : plus d’activité, ce sont aussi plus de factures à traiter et le risque d’atteindre rapidement les limites des capacités de l’organisation. Bien sûr, il y a toujours la possibilité de recruter une personne supplémentaire pour absorber ce surplus de travail, mais les entreprises souscrivent d’autant moins à cette solution coûteuse qu’elles savent que ce n’est qu’une fuite en avant : face à l’expansion de l’activité, la question n’est pas d’être suffisamment nombreux, mais d’être suffisamment efficaces. Il y a aussi la possibilité de recourir à des logiciels de dématérialisation des factures.

Plusieurs informations sont cependant à prendre en compte pour sélectionner le bon logiciel. Nous retiendrons les dix principaux points d’attention dans cet article.

Le service comptable face au mur de la croissance

Avant de se heurter à ce mur de la croissance, les entreprises exercent pour la plupart leur comptabilité de façon artisanale. Ce système consiste à saisir les factures une à une, on les valide, on en déclenche le paiement, on les classe… Il faut ainsi de 3 à 5 semaines pour traiter une facture, et plus elles affluent, plus ces délais s’allongent. Les retards de paiement s’accumulent, les pénalités se multiplient, sans parler des doublons, des litiges et de la montagne de documents. Résultat : les comptables passent près d’un tiers de leur temps à gérer les retards de paiement. Ce qui n’est ni très intéressant pour eux, ni très productif pour l’entreprise, bien au contraire.

La dématérialisation, la solution pour industrialiser les processus

Pour que les bénéfices de la croissance ne se perdent pas dans des méandres d’inefficience administrative, la solution est d’industrialiser ces processus comptables grâce à la dématérialisation. Dématérialiser sa facturation ne signifie pas seulement numériser les documents. Ceci reviendrait à substituer une complexité numérique à une complexité papier, et les bénéfices ne seraient que marginaux.

En réalité, la dématérialisation de  documents permet surtout de chaîner et d’automatiser les étapes successives du processus : depuis la gestion des achats jusqu’au traitement des factures (numérisation, reconnaissance automatique, enregistrement et imputations, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP ou logiciels comptables)… Les acteurs concernés sont tenus informés de l’avancement du processus et ils en valident les étapes clés en fonction de règles prédéfinies (type de facture, montant…) ainsi cela permet de s'assurer que la facture est légalement conforme.

Les solutions de dématérialisation actuelles, basées sur l’intelligence artificielle sont des outils permettant de traiter tous les documents, sans tri préalable et indépendamment de leur format, leur support ou leur présentation (courrier, PDF, EDI…). Quant aux documents eux-mêmes, un moteur de recherche permet de les retrouver et de les consulter en toute simplicité.

Des gains significatifs de productivité

Grâce à l’automatisation intelligente, la dématérialisation permet des gains de temps très significatifs. Les études montrent que l’on peut s’attendre à réduire de 2 à 5 fois le cycle de traitement complet. En outre, un traitement plus rapide et efficace des factures fournisseurs limite les retards, les litiges ou le temps passé à répondre aux interrogations des fournisseurs, soit autant de gains de productivité supplémentaires. Ainsi outillé, le service comptable gagne considérablement en efficacité et il peut faire face durablement à l’augmentation de l’activité sans avoir à réclamer du personnel supplémentaire.

Il reste maintenant à choisir la meilleure solution adaptée aux besoins en intégrant dans la démarche trois prérequis. D’abord, prendre conscience des coûts et des temps de traitement de la gestion des factures : c’est ce point de départ qui servira à calculer le ROI de la solution retenue. Cette étape est incontournable, car elle mettra en évidence que les économies potentielles seront bien plus élevées que celles imaginées sans un audit complet. L’intuition doit laisser la place à la déduction, le raisonnement doit supplanter la supposition !

Toutes les parties prenantes en tireront avantage : la direction générale qui aura réalisé un investissement judicieux pour faire gagner en efficacité et en productivité pour toute l’organisation, la direction financière qui constatera un ROI à court terme, et les utilisateurs, qui auront adhéré à une solution agile pour gagner du temps en éliminant des tâches chronophages (qui auront été au préalable bien identifiées).

Deuxième prérequis : bien comprendre l’ensemble des circuits de validation des factures. Le degré de complexité et d’interdépendance des workflows déterminent le choix de la solution de dématérialisation. Le troisième prérequis porte sur l’anticipation des volumétries de factures qui, là encore, orientera le choix de la solution et son architecture.

Les 10 bonnes pratiques incontournables

Une fois que ces fondamentaux sont intégrés, que les objectifs sont clairs et partagés avec toutes les parties prenantes, plusieurs critères sont à privilégier pour sélectionner la bonne solution.

Retenons les dix principaux points d’attention :

• la facilité d’intégration avec les logiciels comptables, les ERP, le CRM : une solution de dématérialisation a pour obligation de coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.
• l’automatisation des processus de saisie et de validation des factures, avec une capture omnicanal (e-mail, mobile, portail fournisseur, courrier…)  de tous types de documents (factures, bons de commande et de livraison…), quel que soit le format (papier, PDF…) : la solution doit couvrir l’ensemble des processus et des workflows, afin de maximiser sa performance.
• la traçabilité de bout en bout et la sécurité/archivage des opérations : la solution doit proposer des mécanismes d’authentification des utilisateurs, avec un classement/archivage électronique sécurisé ainsi que des environnements robustes et sécurisés à leurs clients, comme des « data centers » certifiés ISO27001 ou Safe Harbor (protection des données personnelles). 
• la possibilité d’utiliser la solution en situation de mobilité : du fait de l’évolution des usages, les utilisateurs doivent pouvoir s’approprier la solution de dématérialisation quels que soient le lieu et le contexte de travail.
• l’élaboration de tableaux de bord, afin d’assurer un pilotage fin et d’anticiper, par exemple, les variations de volumétrie des factures dématérialisées.
• la conformité aux réglementations actuelles et futures : elle doit être garantie par l’éditeur, en particulier pour prendre en compte les changements, relativement fréquents dans le domaine financier et comptable.
• l’utilisation en mode SaaS/cloud : par rapport à un fonctionnement On Premise, c’est un gage de minimisation des coûts, d’agilité, d’adaptation aux usages et aux volumes. Les phases de test et de déploiement, traditionnellement longues dans les projets avec des solutions gérées en interne, sont réduites au minimum avec le modèle SaaS car l’environnement d’exploitation est déjà opérationnel. Dès le paramétrage effectué, la solution est immédiatement utilisable et accessible sur tous les postes dotés d’une connexion Internet. Ceci se traduit par un gain de temps non négligeable pour les équipes informatiques qui peuvent ainsi se concentrer sur d’autres projets créateurs de valeur pour l’entreprise.
• l’éditeur doit pouvoir démontrer que sa base de clients est conséquente et que ceux-ci témoignent des apports de la solution qu’ils ont mis en place.
• la détection automatique des anomalies, par exemple pour identifier des montants inhabituels ou des documents falsifiés.
• la qualité du support et de l’accompagnement de l’éditeur, avec une Hot Line facilement accessible (y compris par tchat), ainsi qu’une aide pour le paramétrage et la formation des utilisateurs.

Ainsi, vous avez toutes les clés en main pour choisir au mieux le logiciel qui correspondra à vos attentes.

FAQ Yooz démat’

Quelle est la valeur ajoutée de Yooz par rapport à ses concurrents ?

Le marché de la dématérialisation de factures compte quelques acteurs français, européens ou nord-américains. Ces acteurs peuvent intervenir sur différents sujets du processus P2P, en mode SaaS ou en mode On-Premise :

• La partie capture des documents et/ou sur la partie Process (WF),

• Sur les achats ou sur les factures,

Parmi ces acteurs, on peut citer par exemple ITESOFT qui propose des solutions associant la capture et le workflow de traitement, mais ce, en mode on premise.

A ce jour, nous n’avons pas rencontré de concurrent réel pour Yooz qui offre une solution « tout en un » (totalement intégrée) depuis le traitement des achats jusqu’à celui des factures, en mode SaaS, associant le niveau de performance apporté par nos technologies et une telle simplicité de mise en œuvre.

Yooz permet-elle de gérer le multi-devises et le multi-langues ?

Oui tout à fait.

Vous pouvez gérer autant de devises que vous le souhaitez dans Yooz. Il vous suffira de renseigner les devises que vous souhaitez utiliser et de définir sur quelles organisations vous souhaitez les utiliser.

Dans le même ordre d'idée, sachez que Yooz peut traiter [1] n'importe quelle facture, dès lors qu'elle est libellée en caractère latin et [2] que la langue de l'interface est paramétrable pour chaque utilisateur (français, anglais, espagnol, néerlandais).

Yooz permet-elle de gérer les prorata de TVA ?

Oui, vous pourrez gérer des proratas de TVA en créant des profils de TVA spécifiques dans Yooz. Cette manière de faire permet d'être très évolutif et d'adapter annuellement les % de prorata en fonction de l'évolution de votre activité.

Yooz gère-t-elle le cachet électronique à l'étape de validation des documents ?

Le terme de « cachet électronique » peut être interprété de différentes façons:

• Le cachet électronique dans le sens de la validation électronique d'un document:

Oui, lors de chaque étape de validation, Yooz « gravera électroniquement » qui a validé la facture et quand et ces actions seront loguées dans l’historique de chaque document (non modifiable).

• Le cachet électronique permettant d’identifier l’origine et l’intégrité de la facture:

Oui, Yooz est tout à fait capable d’apposer un cachet électronique sur chaque facture qu’il traite (09/2017). Le but étant, entre autres, de pouvoir se séparer de l’original papier après sa numérisation (arrêté du 22/03/2017).

• Le cachet électronique à l'émission d'un bon de commande depuis Yooz permettant au fournisseur de lui garantir l'authenticité de l'émetteur.

Peut-on gérer le paiement dans Yooz ?

Pas sur les solutions Yooz en Europe. En Europe, Yooz sait par contre gérer les bons à payer des factures qu'il sait transmettre après votre validation à l'outil comptable, à une plateforme de gestion de paiements ou à l'application de gestion de trésorerie (Kyriba par exemple) qui sauront gérer les campagnes de paiement.

Sur ce sujet, il parait important de mentionner que Yooz gère spécifiquement un workflow d'approbation des paiements permettant de dissocier l'acceptation de la facture de l'acceptation du paiement de la facture à une date donnée. Il s'agit de la fonction de parapheur électronique.

Yooz en Europe sait générer les fichiers de paiement au format SEPA, fichiers que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur pour les transférer à votre banque via son site web, pour déclencher les paiements.

L'application Yooz permet-elle l’intégration de PDF signés ?

Oui, tout à fait !

Nous sommes très mobilisés sur les notions de sécurité et de gestion de la fraude au sens plus large grâce à notre add-on YoozProtect.

Au-delà du contrôle de cachet électronique, un certain nombre de contrôles supplémentaires sont mis en œuvre afin de limiter le risque de fraude (contrôle des RIB fournisseurs, analyse documentaire, .... ).

Pour en savoir plus, vous pouvez lire ce livre blanc sur la manière de prévenir la fraude documentaire au sein des Directions Financières.