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Le blog de la dématérialisation

 

La performance de la solution, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté, son évolutivité, etc. doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur…

Si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra répondre à l’ensemble du périmètre projet que vous aurez défini (type de factures traitées, format des écritures comptables, règles de validation, gestion des délégations, communication avec votre outil comptable et d’éventuels autres outils déjà en place…) et vous assurer l’atteinte des objectifs qualitatifs et quantitatifs que vous vous êtes fixés.

Pour choisir la « bonne » solution, vous devez ici être familier avec les fonctionnalités que vous êtes en droit d’attendre de ce type de solution, parce qu’elles correspondent, à l’heure actuelle, à l’état de l’art du marché.


Sur la base de quels critères ?

  • Une communication (interopérabilité) facile avec votre ERP ou logiciel comptable du marché

Une solution qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable représente un gain de temps important. C’est également un prérequis pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise utilise un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.Capture.jpgUne capture omni-canal des documents

Même si vous recevez encore une part importante de factures papier, la part des factures électroniques reçues deviendra prépondérante dans les 5 ans qui viennent. La solution que vous retiendrez doit donc être capable de capturer aussi bien des factures papier (via n’importe quel scanner ou multi-fonction) que électroniques (PDF, EDI, bureautiques, XML…) arrivant via tous les canaux existants : courrier, e-mail, FTP… Elle doit permettre de gérer les différents flux de factures de manière homogène et industrialisée.

  • Un système de reconnaissance des factures performant ne nécessitant aucun paramétrage et proposant un niveau élevé d’automatisation

La qualité de la reconnaissance automatique des données permet de minimiser drastiquement les interventions des collaborateurs, d’automatiser la réconciliation entre factures et commandes, d’automatiser les imputations comptables ou la détection de doublons. L’approche technologique proposée par l’éditeur, si elle sait s’affranchir de paramétrages initiaux pour la reconnaissance, évite à l’entreprise d’intervenir à chaque fois qu’elle intègre un nouveau fournisseur, ou qu’un de ses fournisseurs change de format de facture (pas de « modèles »).

  • Des outils de recherche puissants et intuitifs

Les utilisateurs sont habitués à utiliser des moteurs de recherche « Google-like », en texte intégral. Ils veulent retrouver cette souplesse dans une solution de dématérialisation de factures, pour gagner du temps quand ils recherchent un document. La possibilité d’effectuer des recherches avancées en combinant plusieurs critères est également nécessaire pour répondre à certains besoins de reporting du service financier.

  • La mobilité

Si une partie de vos utilisateurs sont mobiles, notamment ceux qui valident les factures, ou travaillent occasionnellement ou régulièrement à domicile, la possibilité d’accéder à la solution à travers une application mobile sera un prérequis car source de gains de temps précieux (possibilité d’accéder à la recherche de documents ou à leur validation depuis une tablette ou un smartphone).

  • Des circuits de validation tout en souplesse

Pour s’adapter aux règles de validation de l’entreprise et à leurs évolutions ...

 

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 Tags: Entreprises

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