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Vous avez un projet de dématérialisation de vos processus achats et factures ? Vous voulez savoir comment le réussir rapidement et simplement, sans révolution interne ? Ce projet, en réalité très simple, adresse un processus cible de l’entreprise.  Nous vous livrons dans cet article les 3 bonnes pratiques incontournables pour l'aborder de manière très pragmatique.

1/Adoptez une approche pragmatique :

Le préalable d’un projet, dans n’importe quel domaine, consiste à bien comprendre le besoin fonctionnel pour définir l’objectif à atteindre :

- consultez les différents acteurs du processus (DAF, comptables, acheteurs, valideurs, direction générale de l’entreprise…), afin de comprendre les problèmes rencontrés que la solution choisie devra résoudre. En faisant participer les utilisateurs à la conception de la solution, leur adhésion au projet s’en trouvera renforcée.

- listez tous les « pain points » en établissant  la liste des tâches qui font perdre du temps ou qui sont sources d’erreurs, les redondances inutiles (saisies multiples d’information), les lacunes de l’entreprise (ex : absence de conformité à la réglementation), les factures perdues et les conséquences associées, les double-paiements, les retards de traitement, le décalage des clôtures faute de données fiables disponibles, le manque d’analytique pour évaluer les coûts par site ou par produit, etc. A chaque fois que cela est possible, tenter de quantifier le coût du problème identifié.

- décrivez la situation actuelle : quels sont les types de documents à traiter et leur volumétrie, quels circuits empruntent les factures, quels sont les intervenants à quelle étape du processus, quels sont les reportings utilisés…

-  identifiez vos règles de contrôle et leurs exceptions éventuelles (sans pour autant perdre de vue l’objectif de simplification), c’est gagner du temps dans la mise en place du projet en minimisant les risques de défaut d’alignement de la solution retenue avec les attentes de l’entreprise.

2/ Définissez vos objectifs  

-définissez vos objectifs qualitatifs : vos objectifs qualitatifs sont essentiellement issus des « pain points » que vous aurez détectés au préalable, comme par exemple, se conformer à la législation, réduire les risques de fraude, mieux maîtriser les dépenses, améliorer l’image de l’entreprise auprès de ses fournisseurs.

- définissez vos objectifs mesurables : choisir les bons indicateurs est fondamental pour pouvoir mesurer ensuite votre retour sur investissement. Dans un projet de dématérialisation, bien souvent 4 indicateurs s’avèrent particulièrement pertinents :

Le temps et coût de traitement d’une facture, qui peut être décomposé en 6 étapes : la réception, la saisie comptable, la validation, la gestion du litige fournisseur, le paiement, l’archivage.

le délai de traitement moyen d’une facture, de sa réception à son archivage,

le nombre de factures traitées par comptable,

le nombre de litiges fournisseur et le temps de traitement moyen associé.

3/ Planifiez votre projet

Il s’agit d’abord de définir votre timing idéal : quelle serait la meilleure période pour les équipes comptables pour appréhender un changement d’organisation ? L’entreprise souhaite-t-elle (ou non) démarrer une nouvelle année fiscale via la nouvelle solution ? Ce projet doit-il se coordonner avec une évolution ou un changement d’outil comptable ? …

Au-delà des souhaits propres à l’entreprise, afin de définir votre planning optimal, vous devez aussi avoir en tête quelques notions de délai de mise en oeuvre de ce type de projet. Il existe une grande amplitude dans les valeurs fournies car le temps à accorder à chaque étape du projet est éminemment dépendant du type de solution mise en oeuvre.

Une solution dédiée au processus factures, simplement paramétrable, y compris pour définir des processus complexes, disponible en SaaS (donc sans installation locale nécessaire), avec des interfaces préexistantes avec votre système comptable, peut s’avérer extrêmement rapide à mettre en oeuvre.

A l’inverse, une solution générique de dématérialisation ou de Business Process Management, à installer sur site client (mode OnPremise), nécessitant des développements spécifiques pour répondre au besoin et ne disposant pas d’interfaces avec votre système comptable peut s’avérer beaucoup plus longue à mettre en oeuvre. Par ailleurs, le périmètre et le niveau de complexité de votre projet influent bien évidemment sur le planning.

Vous souhaitez découvrir un cas concret de traitement électronique de factures : numérisation, enregistrement comptable, workflow de validation, export vers la comptabilité ? 

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 Tags: Tendances Numériques Entreprises

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