Et si le plus grand bénéfice de la mise en place d’un outil de gestion des factures électroniques et dématérialisées ne résidait pas dans les gains de productivité ? Et si la possibilité de diviser par cinq la durée du cycle de traitement des factures par l’automatisation et la suppression des tâches manuelles n’était en définitive que la cerise sur un gâteau beaucoup plus gros ? Car il est un point sur lequel la numérisation de bout en bout du processus Purchase-to-Pay (P2P) apporte des avantages incomparables par rapport au papier, c’est celui du contrôle des factures fournisseurs.
Grâce à la dématérialisation de factures, il est en effet possible d’établir un processus comptable qui s’étend sans discontinuité de l’expression du besoin à l’archivage de la facture. Entre les deux, une succession de tâches automatisées et de validations humaines aura permis d’effectuer la demande d’achat, de finaliser l’engagement budgétaire, d’émettre le bon de commande, de valider la réception du produit ou des services, de procéder à l'enregistrement de la facture et de la régler. À la fin de chaque étape, la suivante est lancée et, si une intervention humaine est requise, les personnes concernées sont prévenues et peuvent se connecter.
En outre, il est possible d’attacher au dossier d'autres types de documents ou pièces justificatives – devis, cahier des charges, contrat… –, ce qui permet de retrouver et consulter aisément tous les éléments associés à une opération. Bref, on dispose à chaque instant d’une information à jour, fiable, accessible et transparente. Par rapport à un fonctionnement artisanal, il en résulte quatre bénéfices majeurs : conformité fiscale, réduction de la fraude, respect accru des délais de paiement et pilotage optimisé des fournisseurs.
Conformité réglementaire et piste d'audit fiable
En premier lieu, un traitement rigoureux du processus de facturation permet d’être en règle avec l’administration fiscale. Celle-ci ne s’en cache pas : l’un de ses objectifs majeurs avec la généralisation de la facture électronique
d’ici le 1er janvier 2026 est la lutte contre la fraude. C’est pourquoi les entreprises ont, d’une part, l’obligation de s’assurer de la conformité des factures qu’elles reçoivent de leurs fournisseurs et, d’autre part, celle d’être capables de démontrer la réalité économique de l’opération sous-jacente.
En ce qui concerne le premier point, les outils de traitement des factures peuvent assurer un contrôle automatique en rejetant – ou en signalant, si le cas est ambigu – les factures non conformes. Quant au second, disposer d’un processus digital, formalisé et sécurisé, dont toutes les étapes sont datées et enregistrées, permet, en cas de contrôle, de retracer de manière irréfutable la chronologie de la transaction. Durant toute la durée légale d’archivage, la solution garantit de surcroît l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité des factures comme des pièces justificatives. Enfin, le système facilite la documentation des techniques et des procédures mises en œuvre.
Tout cela forme ce que le fisc appelle une piste d’audit fiable, documentée et permanente (PAF). Convenablement mise en œuvre, la PAF facilite et accélère grandement les contrôles. À l’inverse, si elle est absente ou jugée insuffisante, les agents vérificateurs peuvent soupçonner l’entreprise d’entretenir une facturation fictive ou de complaisance, voire de chercher à entraver leur travail. Dans ce cas, la procédure est beaucoup plus lourde… et son verdict aussi !
Une arme de lutte contre la fraude
La digitalisation du processus P2P aide également l’entreprise face aux fraudes dont elle est elle-même victime. Alors que deux entreprises françaises sur trois affirment avoir fait l’objet de tentatives de fraudes au cours de l’année écoulée (Euler-Hermes/DFCG, 2021), des dispositifs assez simples permettent en effet de déjouer les stratagèmes les plus courants comme la fraude au faux président ou au faux fournisseur. Il suffit par exemple de prévoir des alertes en cas de modification d’une donnée sensible comme des coordonnées bancaires, ou dès qu’une transaction présente des erreurs ou des caractéristiques inhabituelles (nouvelle référence, montant exceptionnel, taux de TVA incohérent, quantité inappropriée, origine inconnue, fréquence suspecte…).
On peut même renforcer la protection en intégrant au processus digital des outils d’analyse capables de détecter automatiquement des falsifications qui, sur papier, seraient indécelables à l’œil nu ou nécessiteraient des efforts et un temps considérable.
Mettre de l'ordre dans ses paiements
S’affranchir du papier, c’est aussi tenir avec davantage de rigueur les échéances du processus d’achat, à commencer par le règlement des factures. Malgré quelques progrès, les retards de paiement continuent de peser lourdement sur l’économie française, de sorte que la réglementation à l’encontre des mauvais payeurs s’est singulièrement renforcée ces dernières années. Automatiser les paiements, c’est donc s’éviter de lourdes sanctions financières, la bien mauvaise publicité du name and shame et, désormais, un possible abaissement de sa notation FIBEN.
Mais c’est aussi – et peut-être surtout – un moyen simple d’entretenir des bonnes relations avec ses fournisseurs. Au moment où les risques de pénurie menacent tous les secteurs, les entreprises n’ont certainement pas intérêt à s’aliéner leurs fournisseurs et à ajouter à leurs difficultés en différant leurs paiements. Respecter ses obligations est au contraire une attitude responsable, qui favorise leur confiance, leur engagement et leur capacité à créer une valeur mutuellement profitable.
Un outil de collaboration et de pilotage
Enfin, en digitalisant de bout en bout le processus P2P, l’entreprise bénéficie d’une source sans précédent de données, lesquelles peuvent alimenter des tableaux de bord opérationnels (encours, retards…) ou analytiques (vues par fournisseurs, par donneurs d’ordre…). Cette visibilité et cette richesse d’information peuvent favoriser la collaboration et le décloisonnement de l’organisation. En s’appuyant sur de critères qualitatifs autant que quantitatifs, les achats, la finance et les métiers sont en mesure de mettre en place un pilotage partagé de la relation fournisseur afin de rationaliser la base de fournisseurs, d’optimiser les conditions financières et contractuelles, et, en fin de compte, de tirer le maximum de l’écosystème grâce à un logiciel unique.
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