Combien coûte le traitement d'une facture ?

Cela pourrait l’un des sujets évoqués dans la célèbre émission « Questions pour un Champion » : « Je suis un inconditionnel des processus papier, réticent vis-à-vis des technologies, indifférent au coût de gestion de mes actions, détaché des contraintes budgétaires, insensible aux promesses et aux opportunités de la transformation digitale, j’aime tout faire par moi-même. Je suis ? Je suis ? » Probablement un manager qui n’a jamais entendu parler ni de dématérialisation des factures, ni de format PDF, ni de signature électronique, ni de valeur probatoire !

Les technologies digitales, et plus particulièrement les solutions de dématérialisation, sont venues se mettre au service des professionnels du chiffre et leur permettent de devenir l’exemple à suivre de la transformation digitale. En effet, l’extrême simplicité de ces offres, leur disponibilité sous forme de service Internet dans le Cloud et leur modèle de tarification à l’usage, les ont rendues accessibles à toutes les entreprises, y compris les plus petites ; en apportant de surcroît, un retour sur investissement très rapide. 

De manière unanime, les indicateurs communiqués par les entreprises utilisatrices de solutions de dématérialisation démontrent des niveaux de performance 2, 5 voire 10 fois plus élevés que ceux communiqués par les entreprises dont le processus de traitement de factures est encore manuel. De plus, d’après la Direction Générale des Finances Publiques, « Le coût d’une Facture Électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros ». Dans cet article, nous nous focaliserons ces gains qu'apporte la dématérialisation en termes de coût de traitement des factures, et sur le calcul de ce dernier. 

Mesurer le coût complet pour obtenir une vision globale

Et qu’il serait aisé de convaincre, car la dématérialisation est l’un des rares domaines où le retour sur investissement est significatif, quasi immédiat et simple à comprendre et à expliquer à une direction générale.

Il faut cependant bien connaître ses coûts de traitement. Pour cela, il conviendra d'éviter de privilégier les coûts directs (par exemple les charges de personnels), au détriment des coûts complets (temps de saisie des factures, coût de stockage du papier, d’impression, perte de temps en validation et en recherche de documents…).

Ensuite, il sera essentiel d'intégrer les coûts à long terme, surtout lorsque les volumes de factures progressent. Enfin, il ne faudra pas omettre de prendre en compte les éléments plus subjectifs (démotivation des collaborateurs, perte de productivité, image de marque…) pour mettre en avant les composantes objectives, autrement dit ce qui est plus facilement mesurable.

Ainsi, déterminer le coût moyen de traitement d’une facture suppose un travail d’analyse qui va bien au-delà des éléments les plus visibles et les plus faciles à mesurer. 

Les coûts les plus faciles à calculer, pour l’implémentation d’une solution logicielle, concernent essentiellement le prix de la licence (globale ou par utilisateur), celui de la maintenance (pour des solutions On Premise) et, éventuellement le coût de la formation des utilisateurs.

Coûts que l’on compare, par exemple, aux gains directs obtenus par l’augmentation de la productivité, la diminution du temps passé à la saisie des informations, l’absence d’infrastructures IT internes pour faire fonctionner la solution (en mode SaaS), les économies de papier, d’espace de stockage ou la conformité fiscale. La prise en compte de ces éléments basiques de coûts et de bénéfices aboutit déjà à obtenir un retour sur investissement positif et rapide, surtout avec les solutions en mode SaaS qui sont actionnables très rapidement.

Mais, en réalité, le retour sur investissement est encore plus élevé si l’on intègre des éléments plus difficiles à monétiser, tels que les gains liés à la fluidité des workflows, à la vision de bout en bout du cycle de vie de la facture, à la réduction des litiges, des relances et des étapes de validation, à la sécurité de l’archivage, à la conformité réglementaire garantie…

Une réduction significative des coûts de traitement des factures 

La dématérialisation  des achats et factures fournisseurs permet de réduire les coûts de traitement de 80% et d'accroître la productivité des équipes financières et comptables : cycles de validation divisés par 5 à 20, multiplication par 2 de la productivité de traitement. Rappelons que l’enregistrement comptable d’une facture papier coûte entre 9 et 20 €. Le cumul des économies peut être vite impressionnant si l’on considère le nombre d’étapes : copies des bons de commande, envois postaux, temps de validation et de recherche, duplication des factures, stockage papier, perte de factures…

Une telle perspective a de quoi séduire : les directions financières, aux premières loges de l’optimisation des coûts, de l’automatisation, et de la recherche d’un ROI avec le numérique, ne s’y trompent pas. Selon l’étude PWC-DFCG sur les priorités 2019 des DAF français, pas moins de 30 % ont placé en tête de leurs priorités les solutions logicielles de dématérialisation des flux de factures fournisseurs, contre 29 % en 2018, comme outil pour doper la productivité. « La dématérialisation des cycles fournisseurs et clients restent également à l’ordre du jour des priorités 2019 pour 60 % des directions financières, malgré les efforts réalisés depuis plusieurs années », souligne l’étude PWC-DFCG.

Des bénéfices sur l'ensemble du cycle fournisseur

La dématérialisation présente l’avantage d’agir sur l’ensemble du cycle de traitement des factures :

• La gestion des courriers se trouve allégée (et sécurisée). Savez-vous combien de documents gérés par les entreprises sont perdus chaque année ? Environ 7 %, selon une étude de Kodak Alaris.
• La ressaisie des informations comptables, avec son risque d’erreurs en cascade et de litiges futurs, n’est plus nécessaire.
• La validation de toutes les transactions s’effectue plus rapidement, avec des workflows fluides, des portails adaptés, de la signature électronique et des accès sécurisés.
• Les délais de paiement sont raccourcis, pour le plus grand bonheur des fournisseurs et des gestionnaires de trésorerie.
• La gestion des litiges, devient moins un fardeau pour ceux qui en ont la responsabilité, d’autant que la plupart de ces dysfonctionnements auraient pu être évités en amont, lors de la saisie des informations.
• Quant au stockage des volumes de papier, il suffit de multiplier la taille des armoires nécessaires par le prix moyen du mètre carré pour obtenir plusieurs milliers, voire dizaines de milliers d’euros par an pour les plus grandes entreprises. Selon l’étude Kodak Alaris, le coût moyen d’entretien d’une armoire remplie d’archives papier atteint 2 500 euros par an. A supposer, bien sûr, que les documents archivés soient bien classés !