Le blog de la dématérialisation

Conformément à leur rôle, les directeurs financiers et les contrôleurs de gestion incitent tous les acteurs de l’entreprise à la rigueur budgétaire. Toutefois, leurs appels à investir à bon escient, à éviter les gaspillages et à accroître la productivité ont d’autant plus de portée s’ils en donnent eux-mêmes l’exemple. Pour ne plus s’entendre rétorquer que les cordonniers sont les plus mal chaussés, et enfin mettre leur action en accord avec leur discours, voici 5 moyens pour leur permettre de réduire significativement, et rapidement, leurs coûts de gestion.

 

1. Dématérialiser ses factures

Saisir, valider, mettre en paiement, classer… Le traitement manuel des factures est un processus fastidieux mais surtout onéreux, puisque des études le chiffrent entre 9 € et 20 € par facture. Et plus les documents s’accumulent, plus la charge augmente ! Le stockage, l’archivage et la consultation papier représentent 3,25 € en moyenne si l’on tient compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards…). On estime, par exemple, à 110 € le coût moyen de recherche d’un document mal classé. Dématérialiser les factures, c’est-à-dire numériser le document lui-même mais aussi tout son processus de traitement, permet donc une réduction substantielle des coûts, qui, selon  CapGemini Consulting, peut atteindre 71 %.

2. Automatiser la saisie et les processus comptables

Éliminer le papier et ses désagréments est le bénéfice le plus visible de la dématérialisation des factures mais ce n’est pas le plus important. Le principal gisement de performance et d’économies tient à l’automatisation des tâches et des processus. Grâce à l’intelligence artificielle, les informations clés figurant sur les factures peuvent être identifiées et injectées dans les outils de gestion. Dès lors, il est possible de chaîner dans une même solution toutes les étapes du processus d’achat, de l’expression du besoin initial au paiement du fournisseur (Purchase-to-Pay) en y intégrant un système de workflow et des règles de gestion automatiques. De cette façon, on peut réduire de 2 à 5 fois la durée globale du cycle de traitement des factures, et donc les coûts associés.

3. Réduire les délais et les litiges

Un fournisseur mécontent est un fournisseur qui téléphone. Pour le service comptable, cela signifie du temps passé à lui répondre et à régler le problème (sans parler du désagrément et des pénalités s’il s’avère avoir raison). On estime ainsi que la gestion des appels des fournisseurs occupe 41 % du temps d’un comptable et celle de retards de paiement, 31 %. La dématérialisation et l’automatisation permettent de réduire drastiquement les risques de retard et d’erreur. Non seulement elles éliminent l’aléa des (res)saisies manuelles, mais des dispositifs intégrés de contrôle permettent d’alerter en cas de souci, par exemple s’ils détectent un doublon.

Je souhaite découvrir un cas concret de dématérialisation de factures

4. Piloter l’activité du service

Grâce à la dématérialisation, on dispose d’indicateurs de suivi et de performance qu’il serait très difficile d’obtenir dans le cas de processus manuels. Certains permettent au manager d’agir en temps réel pour gagner encore en efficacité (encours de factures, factures non parvenues, retards de paiement…) tandis que d’autres, réunis dans des tableaux de bord récapitulatifs, ont davantage vocation à mesurer globalement l’activité. Ce sont, par exemple, le temps et le coût de traitement d’une facture, son délai de traitement moyen depuis sa réception jusqu’à son archivage, le nombre de factures traitées par comptable ou encore le nombre de litiges et leur temps de traitement moyen. Enfin, d’autres statistiques, comme le top 10 des fournisseurs, permettent d’identifier des pistes d’optimisation. Grâce à ces chiffres, le directeur financier peut piloter finement l’activité de son service et l’engager dans une logique d’amélioration continue.

5. Utiliser une solution en mode SaaS

Sans obliger au moindre compromis en termes de performance, de fonctionnalités et de sécurité, le modèle du Software-as-a-Service (SaaS), basé sur le cloud, permet de substantielles économies par rapport aux logiciels « on premise ». Il n’occasionne ni coûts d’installation, ni frais de licence. Avec le paiement à l’usage, la facturation colle à l’évolution de l’activité. De plus, on bénéficie automatiquement – et gratuitement – des évolutions du produit, notamment réglementaires. Enfin, une solution moderne, en phase avec les usages actuels, c’est aussi une prise en main rapide et une productivité accrue pour les collaborateurs et les collaboratrices du service comptable et ce, dès le premier jour.

Je souhaite découvrir un cas concret de dématérialisation de factures

 

 Tags: Entreprises Tendances du secteur

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