Le blog de la dématérialisation

 

Avant de se lancer dans un projet de dématérialisation, il faut au préalable comprendre le processus actuel et les problèmes à résoudre. 

  • D’ABORD, BIEN COMPRENDRE LE PROCESSUS ACTUEL ET LES PROBLÈMES À RÉSOUDRE

Le préalable d’un projet, dans n’importe quel domaine, consiste à bien comprendre le besoin fonctionnel pour définir l’objectif à atteindre.

Pour se faire, nous listons 3 actions simples à mener :

  1. Consulter les différents acteurs du processus (DAF, comptables, acheteurs, valideurs, direction générale de l’entreprise…), afin de comprendre les problèmes rencontrés que la solution choisie devra résoudre. En faisant participer les utilisateurs à la conception de la solution, leur adhésion au projet s’en trouvera renforcée.
  2. Lister tous les « pain points » : établir, avec ces différents acteurs, la liste des tâches qui font perdre du temps ou qui sont sources d’erreurs, les redondances inutiles (saisies multiples d’information), les lacunes de l’entreprise  (ex : absence de conformité à la réglementation), les factures perdues et les conséquences associées, les double-paiements, les retards de traitement, le décalage des clôtures faute de données fiables disponibles, le manque d’analytique pour évaluer les coûts par site ou par produit, etc. A chaque fois que cela est possible, tenter de quantifier le coût du problème identifié.
  3. Décrire la situation actuelle : quels sont les types de documents à traiter et leur volumétrie, quels circuits empruntent les factures, quels sont les intervenants à quelle étape du processus, quels sont les reportings utilisés…

Bien identifier les règles de contrôle et leurs exceptions éventuelles (sans pour autant perdre de vue l’objectif de simplification), c’est gagner du temps dans la mise en place du projet en minimisant les risques de défaut d’alignement de la solution retenue avec les attentes de l’entreprise.

  • ENSUITE, DÉFINIR SES OBJECTIFS QUANTITATIFS, ET QUALITATIFS

Définissez vos objectifs qualitatifs : vos objectifs qualitatifs sont essentiellement issus des « pain points » que vous aurez détectés au préalable, comme par exemple :

  • Se conformer à la législation (ex : mettre en place une Piste d’Audit Fiable)
  • ...

 

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 Tags: Entreprises

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