Les évolutions apportées par le numérique se distinguent des évolutions précédentes induites par la mécanisation ou l’électrification. En effet, elles modifient toute la chaîne de valeur des entreprises, les modèles économiques ou encore les échanges entre les acteurs. Dès lors, comment naviguer pour les directions financières ? Pourquoi ouvrir l’entreprise et travailler avec les écosystèmes ? L’heure de la reprogrammation des activités semble avoir sonné. Pour les directions financières, les enjeux à relever ne sont pas seulement techniques, mais également sociaux.
Dans cette série d'articles, François Lacas, directeur des opérations adjoint chez Yooz revient sur les avancées technologiques amenées par la transformation digitale et leurs impacts sur la fonction finance.
Quelles sont les avancées technologiques majeures actuelles, et quelles sont leurs applications dans la sphère financière ?
Dématérialisation, Intelligence Artificielle, Analyse prédictive, Blockchain, Data Visualisation, Machine Learning… des mots qui sont désormais rentrés dans le jargon quotidien des financiers, chamboulant cette fonction et amenant une nouvelle ère pour l'entreprise.
Toutes les technologies qui viennent d’être nommées permettent une approche de la transformation digitale très pragmatique. Il me semble que ce sont des moyens d’amorçage pour l’ensemble des directions. Ces technologies apportent trois leviers.
Tout d’abord, économique. Elles entraînent des gains de temps et une baisse des coûts. Ensuite, un levier d’engagement.
Les collaborateurs s’enrichissent de tâches à valeur ajoutée. Enfin, c’est une plus grande sécurisation de l’ensemble des processus, de la data et de la conformité. La conjonction de ces grandes technologies permet une mise en place rapide et opérationnelle plutôt que de vastes plans stratégiques à cinq ans qui n’aboutissent pas. Les technologies créent des opportunités stratégiques.
Quelles sont les limites actuelles aux avancées ?
Il n’y a plus de limites actuellement au niveau des technologies. Quand on combine cloud, IA, machine learning, deep learning, big data, le tout mélangé avec des parcours utilisateurs, avec du design pour simplifier le tout, on brise l’ensemble des freins ! Jusqu’alors par exemple, la dématérialisation n’était réservée qu’aux grandes entreprises ou administrations. Chez Yooz, avec les meilleures technologies, nous apportons à tous des solutions de transformation.
En revanche, il me semble important de mentionner le «French paradox». Vu de l’extérieur, la France joue un rôle de leader dans les domaines technologiques et scientifiques. En même temps, nos entreprises mettent plus de temps à adopter les innovations. Pourquoi ? Parce que le cycle de décision est long et les entreprises n’expérimentent pas suffisamment. Alors que les Anglo-Saxons plongent dans les projets pour tester et appliquer les innovations.
Quel est le degré d’importance des données dans l’essor des technologies ?
La donnée est centrale. Notre vision, c’est qu’elle ouvre une série d’opportunités. Pourquoi ? Parce que c’est l’opportunité d’automatiser. C’est aussi un moyen de créer de la confiance au sein des organisations ou avec l’extérieur en la faisant circuler. C’est enfin l’occasion d’améliorer la maîtrise ou le contrôle à travers le reporting ou la conformité. Pour arriver à mieux exploiter la donnée, il y a deux aspects importants. L’outillage pour la rendre intuitive et puis la culture afin d’inoculer cette nouvelle vision dans les organisations.
Pourquoi choisir les outils de dématérialisation ?
Pour aborder leur transformation digitale, les entreprises s’orientent en priorité vers la dématérialisation du processus Purchase-to-Pay. Pourquoi ? Il s’agit d’un processus manuel coûteux et chronophage :
- la gestion d’appel fournisseurs représente 41 % du temps d’un comptable,
- la gestion des retards de paiement consomme 31 % du temps d’un comptable,
- les coûts de traitement unitaires des factures oscillent entre 9,4 € et 20,8 €,
- le processus manuel est souvent source d’erreurs (erreurs de paiement, pertes de factures),
- les étapes successives conduisent à un délai de traitement long au regard des exigences de délai de paiement. Le temps de traitement moyen d’une facture varie de 45 jours pour les « novices » (entreprises n’utilisant pas de solution de dématérialisation) à 5 jours pour les « innovators » (entreprises ayant automatisé leur processus factures).
Choisir de dématérialiser et d’automatiser son processus Purchase-to-pay permet de gérer et d’automatiser, depuis une solution unique, la gestion de ses engagements et dépenses et garantit de nombreux bénéfices :
- économie de 30 à 70% des coûts administratifs,
- accélération du délai de traitement (diviser par 5 à 20 le cycle de traitement des documents),
- industrialisation et sécurisation des processus,
- amélioration du contrôle de gestion,
- mise en conformité avec la réglementation, etc.
La capacité à combiner la simplicité, l’accessibilité, la performance et la couverture fonctionnelle permet aux entreprises de bénéficier de ces outils d'automatisation avec deux effets concomitants majeurs :
- Levier d’engagement des collaborateurs (moins de temps sacrifié à des tâches purement administratives)
- Passage du rôle d’un centre de coût à un centre de profit des fonctions support.
Où en est la signature électronique ?
La digitalisation implique nécessairement la confiance. La signature électronique en est la clé de voûte. Elle va créer les conditions de traçabilité et de conformité, c’est-à-dire faciliter la disparition du papier. Elle va générer les conditions d’accélération des processus, donc des gains de temps et de réalisations de gains économiques. Elle va créer les conditions voire provoquer la dématérialisation. On connaît un certain nombre de projets qui sont nés d’automatisations de processus et qui ont été réalisés par l’entrée de la signature électronique. Le dernier élément est que la signature électronique répond profondément à notre ADN occidental de besoin de sécurité.
La réglementation : frein ou accélérateur de la numérisation ?
On a souvent dit qu’en France, la réglementation court après les usages. Le document numérique fait partie de nos usages de longue date, mais jusqu’à récemment, aucun texte n’encadrait son utilisation. Ce retard français est en passe d’être rattrapé puisque plusieurs textes favorisant l’usage du document électronique ont fait leur apparition ces cinq dernières années.
En matière de transformation numérique, les évolutions réglementaires s’affichent comme de vrais accélérateurs ! Depuis 2013, il est désormais autorisé aux professionnels d’utiliser le format qu’ils souhaitent, papier ou électronique, ce dernier n’étant plus un élément déterminant. En effet, une facture est définie aujourd’hui par son contenu et non plus par son contenant. Tout support incluant l’ensemble des éléments qui composent une facture doit être considéré comme une facture.
Plusieurs critères doivent cependant être respectés, garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu ainsi que la lisibilité de cette dernière.
La fonction financière devient-elle le moteur de la transformation numérique et de l’innovation ?
La fonction financière devient le moteur de la transformation, pour deux raisons. D’abord, c’est une fonction qui est au cœur des processus. Le décideur est alors amené à les optimiser.
La seconde raison est que le DAF change de rôle. Il devient le bras droit de la direction générale. Ainsi, il peut grandement influencer la stratégie de l’entreprise, notamment en matière de digitalisation. Il est donc central et moteur. Le DAF 4.0 passe d’une fonction de finance pure à une fonction de gestionnaire d’un écosystème interne et externe. Il mue d’une fonction support à une fonction de création de valeur et finalement d’une expertise technique à une expertise globale et stratégique.
Vous souhaitez aller plus loin et comprendre comment ces nouvelles technologies contribuent à améliorer la performance des directions financières ?
