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Vous souvenez-vous de vos départs en vacances d’il y a ne serait-ce qu’une quinzaine d’années ? Il vous fallait emporter votre téléphone, votre appareil photo, votre ordinateur pas très portable, vos guides touristiques et vos cartes routières, un lecteur de CD et quelques disques, une console de jeu, une sélection de livres et de magazines… et puis le smartphone est arrivé et tout cela s’est soudain retrouvé dans votre poche. Quelle commodité ! Quelle efficacité ! Que de place gagnée et de soucis épargnés ! Aujourd’hui, tous ces avantages, et bien d’autres, les responsables achats peuvent aussi en bénéficier dans leur métier.

1 solution tout-en-un

Grâce aux solutions de dématérialisation de factures, il est en effet possible d’en finir avec les outils disparates utilisés d’ordinaire tout au long du processus d’achat : logiciel spécifique et de comptabilité, outils bureautiques, scanner, messagerie… Une seule application, moderne et pratique, permet de les remplacer de manière à créer un processus Purchase-to-Pay (P2P) intégré de bout en bout.

En amont, cette application unique permet de créer l’expression de besoin, la demande d’achat et l’engagement budgétaire correspondant. S’ensuit la génération de la commande, puis un workflow d’approbation permet aux acteurs concernés d’en valider la réception.

Les étapes du purchase-to-pay

Le pivot du processus, qui permet de relier la commande au paiement, c’est la numérisation de la facture. Grâce à la reconnaissance automatique des données, il est possible d’en extraire automatiquement les informations clés (identité du fournisseur, références, montants…) quels qu’en soit son origine, son support, son format – papier ou numérique – et sa présentation. Outre les factures, on peut aussi capturer des pièces annexes – CV, contrats, cahier des charges… – afin de les attacher au dossier. Les différents documents sont alors stockés de manière sécurisée et indexés de sorte qu’ils puissent être aisément retrouvés et consultés par les personnes habilitées.

En parallèle, les factures ainsi capturées sont rapprochées de la commande et du bon de réception correspondants, imputées en comptabilité et enregistrées dans l’outil de gestion (ERP). Enfin, le paiement est déclenché à échéance.

Les avantages de cette intégration sont innombrables. En supprimant les discontinuités entre les étapes, on élimine également les ressaisies fastidieuses et les risques d’erreur qu’elles occasionnent. Le personnel n’a plus besoin de maîtriser une pléthore d’outils dont la question de la compatibilité ne se pose plus. On gagne tout à la fois en productivité, en sécurité, en conformité, en visibilité et en traçabilité. Quant aux responsables des achats, ils sont en permanence tenus au courant de l’avancement des processus qu’ils pilotent plus finement à l’aide d’indicateur globaux de performance et d’alertes en temps réel. Ils peuvent notamment identifier en un coup d’œil les encours, les factures non parvenues (FNP), les doublons, les retards, etc.

Comment bénéficier des avantages du Purchase-to-Pay ?

L'automatisation des processus achats et factures : quels sont les gains ?

Toutefois, le principal avantage d’une telle solution tout-en-un est sans doute la possibilité d’automatiser le processus de traitement. L’outil le couvrant de bout en bout, il devient possible de créer des règles fondées sur divers critères (types de facture, montant, fournisseur, centre de coût…) afin de créer un workflow de validation spécifique. Sitôt qu’une étape s’achève, la suivante est lancée, les documents appropriés sont créés et, si une intervention humaine est requise, les personnes concernées prévenues. Il en résulte des gains de performance très significatifs qui permettent aux collaborateurs de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Quels gains ont été observés par les utilisateurs ?

 

 Tags: Entreprises Tendances du secteur

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