Le blog de la dématérialisation

Pertes de factures, erreurs de paiements, manque de traçabilité, litiges avec les fournisseurs...Vous souhaitez optimiser vos processus comptables ? Cet article vous explique comment les solutions de dématérialisation constituent une approche concrète et pragmatique pour réduire les coûts, améliorer l’efficacité et la réactivité et réduire les délais de traitement.

En quoi consiste la dématérialisation de factures ?

La dématérialisation consiste à remplacer tout ou partie d’un processus reposant sur des échanges de documents papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. Ces documents numériques sur lesquels s’appuient les processus dématérialisés peuvent avoir plusieurs origines. Dans certains cas, les données à traiter existent déjà sous un format électronique, soit sous la forme de fichiers structurés (de type EDI, XML ou CSV, par exemple), soit sous forme de fichiers non structurés, comme des documents PDF.

Dans d’autres cas, il est nécessaire de numériser au préalable les documents, en capturant le contenu de documents papier à l’aide de dispositifs de scan, de lecture automatique de document (LAD) et de reconnaissance de caractère (OCR).

 La dématérialisation en mode Saas (Software as a Service) permet à l’utilisateur de traiter, enregistrer et classer ses documents à partir de n’importe quel ordinateur ou périphérique connecté à Internet.

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Pourquoi se lancer ?

Plusieurs études ont mis en avant les difficultés rencontrées par les services comptables dont le processus de traitement factures n’est pas dématérialisé : coûts de traitement significatifs, manque de visibilité, pertes de documents, erreurs de paiement, manque de traçabilité, absence de piste d’audit fiable…

 En effet le coût de traitement manuel d’une facture papier varierait entre 9.4 et 20,8 € et le coût de stockage d’un document serait estimé à 3,25 € ! Quant aux documents mal classés ou perdus, les chiffres restent éloquents : 110 € pour rechercher un document et 200 € pour le reproduire.

 Au-delà de ces coûts directs associés au processus manuel de traitement, il convient d’ajouter les coûts indirects, plus difficilement chiffrables mais tout aussi significatifs et pénalisants :

-Gestion d’appel fournisseurs et des retards de paiement : ils représentent respectivement 41 % et 31 % du temps d’un comptable.

-Pertes de factures : 7,5 % des documents gérés par une entreprise se perdent.

-Manque d’intérêt de certains collaborateurs pour des tâches administratives qui pourraient être facilement automatisées…

Mais alors, pour quels bénéfices ?

 Les bénéfices des solutions de dématérialisation sont de mieux en mieux connus, démontrés et communiqués, surtout pour un usage en mode SaaS qui minimise les risques et maximise le retour sur investissement.

Le cabinet Paystream Advisors met en lumière, dans son étude, deux indicateurs de performance des services comptables selon le niveau de maturité des entreprises en matière de dématérialisation du processus comptable, décliné en 2 catégories, les « novices » et les « innovators » ; les «innovators» étant les entreprises ayant le plus optimisé leur processus factures en le dématérialisant et en l’automatisant.

Le temps de traitement moyen entre la réception d’une facture et son approbation : il varie de 45 jours pour les « novices » à 5 jours pour les « innovators ».

De plus, selon le même critère de comparaison, le coût de traitement d’une facture, tous supports confondus (papier et électronique), oscille entre 14,12 €, pour les « novices » et 2,22 € pour les « innovators ».

Une étude de CapGemini Consulting estime, quant à elle, que la dématérialisation des factures fournisseurs (Purchase-to-pay) entraîne au total une réduction des coûts de 71 % !

Au-delà de ces bénéfices notables, l’automatisation du traitement des factures permet de gagner en productivité, agilité et efficacité : accès instantané et continu aux factures, révision des documents facilitée, sécurisation des données comptables, suppression de l’archivage des factures, industrialisation de la collecte…

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Pour qui ?

La dématérialisation des documents s’est réellement démocratisée ces dernières années. En effet, la simplification de ces offres, leur disponibilité sous forme de service Internet, offres Cloud, en mode SaaS, et leur modèle de tarification à l’usage, les ont rendues accessibles à toutes les organisations quels que soient leur taille et leur volume de documents à dématérialiser.

Par où commencer ?

Au-delà des critères fondamentaux, tels que la performance de la solution, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté, son évolutivité, etc… le choix d’une solution de dématérialisation passe d’abord par une compréhension optimale de la situation actuelle et des problèmes à résoudre, en voici les étapes :

- comprendre le besoin fonctionnel : il est dans un premier temps primordial de consulter les acteurs qui participeront au projet (DAF, comptables, acheteurs, valideurs, etc…) afin de mettre en relief les difficultés rencontrées ou « pain points » et d’en quantifier les coûts dans la mesure du possible. Dresser l’état des lieux de son processus actuel constitue également un point d’entrée important : type de document à traiter et volumétrie, circuits empruntés par les factures, les différents intervenants, …

- définir ses objectifs qualitatifs et quantitatifs : les objectifs quantitatifs sont facilement mesurables dès lors que l’on met en place des indicateurs pertinents : les temps et coût de traitement d’une facture, le délai de traitement moyen d’une facture de sa réception à son archivage, le nombre de factures traitées par comptable et le nombre de litiges fournisseur et le temps de traitement moyen associé. Les objectifs qualitatifs dépendront, pour la plupart, des « pain points » listés ; il pourra s’agir, par exemple :

Pain point : absence de conformité à la réglementation

Objectif : mettre en place une piste d’audit fiable

- planifier son projet : il est crucial de définir au préalable un planning optimal en prenant en compte différentes problématiques : quelle serait la meilleure période pour les équipes comptables pour appréhender un changement d’organisation ? Ce projet doit-il se coordonner avec une évolution ou un changement d’outil comptable ?

Bien évidemment, le délai de mise en œuvre dépendra fortement du type de solution choisi, de son niveau de complexité, et du niveau de personnalisation exigé…

Vous souhaitez découvrir un cas concret de dématérialisation de factures fournisseurs ?

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 Tags: Tendances Numériques Entreprises

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