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S’équiper ou ne pas s’équiper d’une solution de dématérialisation de factures ? Telle n’est plus la question : elle devient incontournable. Il reste à bien choisir la solution adaptée aux besoins.

 

Pas de précipitation !

Mais, au préalable, il convient d’intégrer dans la démarche trois prérequis : d’abord, prendre conscience des coûts et des temps de traitement de la gestion des factures : c’est ce point de départ qui servira à calculer le ROI de la solution retenue. Cette étape est incontournable, car elle mettra en évidence que les économies potentielles seront bien plus élevées que celles imaginées sans un audit complet. L’intuition doit laisser la place à la déduction, le raisonnement doit supplanter la supposition !

Toutes les parties prenantes seront gagnantes : la direction générale qui aura réalisé un investissement judicieux pour faire gagner en efficacité et en productivité pour toute l’organisation, la direction financière qui constatera un ROI à court terme, et les utilisateurs, qui auront adhéré à une solution agile pour gagner du temps en éliminant des tâches chronophages (qui auront été au préalable bien identifiées).

Deuxième prérequis : bien comprendre l’ensemble des circuits de validation des factures. Le degré de complexité et d’interdépendance des workflows déterminent le choix de la solution de dématérialisation. Le troisième prérequis porte sur l’anticipation des volumétries de factures qui, là encore, orientera le choix de la solution et son architecture.

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Les 10 bonnes pratiques incontournables

Une fois que ces fondamentaux sont intégrés, que les objectifs sont clairs et partagés avec toutes les parties prenantes, plusieurs critères sont à privilégier pour sélectionner la bonne solution. Retenons les dix principaux points d’attention :

- la facilité d’intégration avec les logiciels comptables, les ERP, le CRM : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.

- l’automatisation des processus de saisie et de validation des factures, avec une capture omnicanal (e-mail, mobile, portail fournisseur, courrier…)  de tous types de documents (factures, bons de commande et de livraison…), quel que soit le format (papier, PDF…) : la solution doit couvrir l’ensemble des processus et des workflows, afin de maximiser sa performance.

- la traçabilité de bout en bout et la sécurité/archivage des opérations : la solution doit proposer des mécanismes d’authentification des utilisateurs, avec un classement/archivage électronique sécurisé.

- la possibilité d’utiliser la solution en situation de mobilité : du fait de l’évolution des usages, les utilisateurs doivent pouvoir s’approprier la solution de dématérialisation quels que soient le lieu et le contexte de travail.

- l’élaboration de tableaux de bord, afin d’assurer un pilotage fin et d’anticiper, par exemple, les variations de volumétrie des factures dématérialisées.

- la conformité aux réglementations actuelles et futures : elle doit être garantie par l’éditeur, en particulier pour prendre en compte les changements, relativement fréquents dans le domaine financier et comptable.

- l’utilisation en mode SaaS/cloud : par rapport à un fonctionnement On Premise, c’est un gage de minimisation des coûts, d’agilité, d’adaptation aux usages et aux volumes.

- l’éditeur doit pouvoir démontrer que sa base de clients est conséquente et que ceux-ci témoignent des apports de la solution qu’ils ont mis en place.

- la détection automatique des anomalies, par exemple pour identifier des montants inhabituels ou des documents falsifiés.

- la qualité du support et de l’accompagnement de l’éditeur, avec une Hot Line facilement accessible (y compris par tchat), ainsi qu’une aide pour le paramétrage et la formation des utilisateurs.

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 Tags: Entreprises Tendances du secteur

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