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“C’était le meilleur et le pire de tous les temps, le siècle de la folie et celui de la sagesse…” Tel est le prélude du roman, Le Conte de deux cités, de Charles Dickens. 

Aujourd'hui, nous utiliserons cette analogie pour vous raconter l'histoire de deux services comptables.

Le traitement manuel des factures

Cette fiction illustre d’un côté, le désespoir et la souffrance d’un service de comptabilité qui doit faire face quotidiennement aux désagréments imposés par le traitement manuel de ses factures fournisseurs ; ignorant que l'automatisation de leurs processus comptables peut les aider à gagner du temps et de l'argent et accroître ainsi la productivité du service et de l’autre, la joie et l'espoir d'un service de comptabilité qui tire déjà profit de l'automatisation du traitement de ses factures.

Monsieur Jacques Dupont travaille dans un service de comptabilité qui s’appuie essentiellement sur des processus « manuels ».  Les factures sont réceptionnées par courrier postal ou par email et sont traitées manuellement. Jacques et son équipe doivent ressaisir à la main les données dans leur outil comptable et se déplacer physiquement dans les bureaux (ou envoyer des e-mails) pour faire approuver les documents. Ces méthodes de travail sont souvent sources d'erreur car les factures peuvent être mal acheminées, se perdre ou disparaître sous un amas de papiers qui traîne sur un bureau, et parfois même se retrouver si loin dans la pile de courrier entrant qu'elles sont laissées sans réponse ou non lues. Tout ceci engendre beaucoup de stress et de frustration pour Jacques et ses collaborateurs. Pour ne pas prendre du retard, ils doivent souvent déjeuner au bureau.

Une comptabilité automatisée

Dans le service de Madame Christine Martin, la comptabilité est « automatisée». Le traitement des factures des différents fournisseurs est entièrement automatisé et ne requiert que très peu ou pas d’intervention manuelle. Dans ce service, l'automatisation permet à un seul comptable de traiter près de 3 000 factures supplémentaires par mois, par rapport à un traitement exclusivement manuel. Colossal !

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Jacques ignore à quel stade du processus de validation se trouvent les factures. Pour lui, cela représente une mission quasi-impossible la plupart du temps car il passe beaucoup de temps à chercher physiquement les documents, à vérifier s'ils ont été approuvés, à les faire suivre ou les acheminer vers la personne adéquate pour être prises en charge. Il a le sentiment de vivre dans     « le siècle de la folie » !

Christine utilise une solution de dématérialisation en mode cloud qui lui permet d'accéder, à tout moment et en tout lieu, à tous les documents numériques stockés en ligne.  En quelques clics seulement, elle peut transmettre les documents pour validation à la personne concernée et passer à l'étape suivante du processus comptable. Elle peut ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour le service et l'entreprise, comme l'amélioration des relations avec les fournisseurs et la recherche de solutions leur permettant d’obtenir des remises en cas de paiement anticipé.  Christine a le sentiment de vivre dans « le siècle de la sagesse » !

Les services de comptabilité fournisseurs utilisant des méthodes manuelles encourent le risque que des documents sensibles se retrouvent entre de mauvaises mains ou que des données confidentielles soient exposées, ce qui occasionnerait pour Jacques bien des nuits blanches. A l’inverse, au sein de son service de comptabilité entièrement automatisé, Christine peut assigner des permissions spécifiques et des accès protégés à différents collaborateurs, et sécuriser ainsi l’ensemble des données. Christine peut dormir sur ses deux oreilles.

Dans le chapitre 2, nous poursuivons l'histoire de ces deux services de comptabilité et nous verrons comment Jacques parviendra à faire face à ses problématiques.

Pour aller plus loin, et découvrir les grandes étapes d’un processus de traitement des factures fournisseurs dématérialisé :

  • Capture de tous les types de documents quel que soit leur support,
  • Enregistrement automatique grâce à la reconnaissance de caractères automatisée et à l’automatisation des processus d’imputation,
  • Workflows automatisés de validation et règlement des factures, jusqu’à l’envoi du bon à payer,

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 Tags: Tendances Numériques Entreprises

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