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Le 1er chapitre de notre fiction, « l'histoire de deux services comptables », met en relief les désagréments rencontrés par un service de comptabilité fournisseurs qui utilise encore des processus manuels (M. Jacques Dupont en est le personnage principal) et les avantages d'un service de comptabilité entièrement automatisé qui tire pleinement profit de l'automatisation de ses processus comptables (dont Mme Christine Martin est le personnage principal). 

Comment réduire les coûts de gestion des factures fournisseurs ?

Jacques est mis au défi, par ses supérieurs, de réduire les coûts et les dépenses, en commençant par le service comptable. Si nous prenons en compte tous les coûts d'un processus manuel de gestion de factures fournisseur (installation, charge salariale, papier, expédition, archivage et temps), le coût moyen lié au traitement d'une facture oscille entre 9,4 € et 20,8 €. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, le volume de documents papier augmente, de même que les coûts salariaux puisque l’entreprise doit embaucher du personnel supplémentaire pour traiter cette masse documentaire.  Jacques craint que les coûts de traitement des factures ne cessent d'augmenter.

De plus, le délai moyen de paiement d'une facture, de sa réception jusqu'à son règlement, est souvent supérieur à 30 jours (45 jours). Impossible, dans un tel contexte, de prétendre à des remises pour paiement anticipé. Jacques et son équipe ont d'ailleurs souvent des pénalités pour retards de paiement. Jacques a le sentiment de ressembler à Bob Cratchit, le personnage du roman de Charles Dickens « Un chant de Noël » symbolisant les mauvaises conditions de travail. Le moral de son équipe est au plus bas comme si leur travail n'était que pure corvée.

Les avantages d'une solution de dématérialisation dans le cloud

Au-delà des économies réalisées grâce à sa solution d'automatisation basée dans le Cloud  (le coût moyen par facture est seulement de 2.22€), Christine et son équipe ont le double avantage de pouvoir être exonérés de pénalités de retard mais également de bénéficier de remises pour paiements anticipés. Sans parler des substantielles économies de coûts réalisées sur les consommables que bon nombre d'entreprises oublient de prendre en compte dans le coût de traitement d'une facture. Christine est apparue comme une héroïne lorsque toutes ces économies se sont répercutées directement sur les résultats financiers de son entreprise. 

Désormais, Christine et son équipe sont en mesure de traiter un volume plus important de factures dans un laps de temps beaucoup plus court (5 jours en moyenne suffisent pour traiter un document). Tous ces éléments ont favorisé une croissance plus rapide pour l’entreprise, tout en conservant le niveau actuel de ses effectifs.

Le personnel est enthousiasmé à l'idée d'accomplir des tâches plus stratégiques et à valeur ajoutée, comme la négociation des prix auprès des fournisseurs, l'établissement de procédures normalisées ou l'élaboration de « best practices ».  

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Comment Jacques peut-il remédier à la situation ?

Il doit trouver une solution d'automatisation basée sur le Cloud qui :  

  • Offre un maximum de souplesse et puisse être personnalisée en fonction des objectifs de l'entreprise.
  • Permette aux fournisseurs de transmettre leurs factures dans le format de leur choix 
  • Tire parti des technologies avancées telles que l'OCR, l'extraction intelligente de données et le Machine Learning pour gérer un flux de traitement de factures complet, de la réception du document jusqu’au paiement.

Lorsque Jacques trouve la solution recherchée auprès de Yooz, son équipe est enfin libérée des processus comptables rébarbatifs, inefficaces et coûteux. Les dirigeants financiers de son entreprise ont à présent une idée précise des ressources, des systèmes et des budgets qui sont utilisés. Le service comptable de Jacques est devenu un centre de profit.  

Jacques et Christine déjeunent ensemble, à l'extérieur de leurs bureaux respectifs, et se concertent pour trouver des idées sur la façon de tirer le meilleur parti de leur solution d'automatisation. Désormais, ils ne se soucient plus de savoir comment gérer une pile de factures qui ne cesse de s'alourdir mais se concentrent davantage sur la façon dont ils peuvent allouer les ressources financières qui ont été générées grâce à l'automatisation de leurs processus. Ils sont enthousiastes à l'idée de présenter de nouvelles idées à leurs supérieurs hiérarchiques.

Pour aller plus loin, et découvrir les grandes étapes d’un processus de traitement des factures fournisseurs dématérialisé :

  • Capture de tous les types de documents quel que soit leur support,
  • Enregistrement automatique grâce à la reconnaissance de caractères automatisée et à l’automatisation des processus d’imputation,
  • Workflows automatisés de validation et règlement des factures, jusqu’à l’envoi du bon à payer,

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Sources :

Your guide to accounts payable automation technology, Paystream Advisors.

Digital transformation to empower CFOs, CapGemini Consulting, 2015.

 

 Tags: Tendances Numériques Entreprises

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