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Le blog de la dématérialisation

De nombreux décideurs financiers se sentent souvent prisonniers des piles de factures papier qu'ils doivent traiter manuellement.  Si vous êtes l'un d'entre eux, vous avez sans doute l'impression qu'il n'existe aucune échappatoire possible.

Des solutions avancées de dématérialisation et d'automatisation peuvent vous libérer de cette situation.

Mais que se passerait-il si vous choisissiez un fournisseur qui vous prend en otage, vous et vos données, en vous imposant des conditions contractuelles déraisonnables ?

Cela ne ferait qu'empirer la situation !

Pour vous aider, voici ce que vous devez savoir avant de vous engager auprès d'un fournisseur de solutions de dématérialisation et vous libérer ainsi de ces processus manuels fastidieux.

Un : optez pour une solution Cloud

Les solutions en mode Cloud vous permet d'accéder, de valider et de connaître en temps réel, leur statut, à chaque étape du processus comptable, et ce, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Les documents stockés dans le Cloud ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées qui disposent d'identifiants de connexion, que ce soit pour les consulter ou pour les approuver.

Les utilisateurs peuvent également visualiser l'historique d'un document, connaître les personnes y ayant eu accès, celles qui l'ont approuvé et suivre ainsi son statut dans le workflow.

Fini les documents papier échangés à chaque étape du processus !

Fini les documents perdus !

Et, tout ceci, sans avoir à vous soucier de la maintenance des serveurs ou autres services de support informatique comme l’exige une solution « on premise » ni crainte d’être pris en otage par un fournisseur qui détient vos données sur son serveur interne.

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Deux : exigez un abonnement sans risque et refusez les contrats à long terme contraignants 

Il n'y a aucune raison de conclure un contrat à long terme avec un fournisseur de solutions de dématérialisation lorsqu'il existe des formules, comme celles proposées par Yooz, qui vous permettent à l'usage et de faire évoluer votre offre au fur et à mesure de vos besoins.

Lors de sa démarche de prospection auprès de fournisseurs de solutions de dématérialisation, l'un de nos clients nous a confié ceci : « Un grand nombre de fournisseurs que nous avons évalués, nous proposaient une solution dont le prix était en totale inéquation avec nos besoins réels et notre problématique. Nous étions contraints de devoir payer plus que ce dont nous avions réellement besoin par rapport à la taille de notre entreprise. Yooz s'est alors imposé comme la solution idéale de dématérialisation de factures. Performante et évolutive, nous savions qu’elle s’adapterait parfaitement aux évolutions de notre entreprise. »

Grâce à un abonnement mensuel, vous bénéficiez d'un maximum de flexibilité et de liberté dans la personnalisation de votre offre.  Vous payez en fonction du volume de documents que vous devez traiter au mois tout en conservant la possibilité de faire évoluer votre abonnement en fonction de vos besoins. Des solutions telles que Yooz vous permettent de gérer un nombre illimité d'utilisateurs sans coût additionnel. Ainsi dégagé d'un contrat à long terme contraignant, vous pouvez mettre fin à votre abonnement à tout moment.

Évitez de souscrire un contrat à long terme auprès d’un fournisseur. Vous seriez pris en otage durant toute la période de l'offre et même si vous décidiez de mettre fin à votre contrat, votre fournisseur pourrait en contrepartie conserver vos données et vous faire payer un supplément pour y avoir accès !

Dans la deuxième partie de cet article, nous vous dévoilerons les dernières informations que vous devez connaître avant de vous engager auprès d'un fournisseur de solutions de dématérialisation de factures. 

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 Tags: Experts-Comptables Entreprises Tendances du secteur

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