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Le blog de la dématérialisation

Dans la première partie de ce blog, nous avons abordé le cas de nombreux décideurs financiers qui se sentent souvent prisonniers des piles de factures papier qu'ils doivent traiter manuellement et dont ils ne peuvent se soustraire.

Puis, nous vous avons mis en garde contre les fournisseurs de solutions de dématérialisation se prétendant en mesure de pouvoir vous libérer de cette situation, mais qui risquaient, au contraire, de vous retenir prisonnier de leur offre en vous imposant des conditions contractuelles déraisonnables.

Dans le premier volet de cet article, nous vous avons livré les deux premiers critères indispensables à connaître avant de vous engager auprès d'un fournisseur de solutions de dématérialisation : 1-optez pour une solution Cloud et 2- exigez une formule d’abonnement sans risque.  

Trois : Sélectionnez une solution P2P et refusez l'externalisation de certaines opérations chez un tiers

Nous entendons beaucoup parler de la reconnaissance optique de caractères, un procédé de plus en plus utilisé dans l'automatisation des processus comptables qui permet la conversion d’une image en texte. Il s’agit en effet d’une fonctionnalité importante mais, la brique suivante, plus importante encore, est l'extraction intelligente de données qui reconnaît et traite le texte extrait de l'OCR pour le transformer ensuite en données pertinentes.  Vous êtes nombreux à vous tourner vers des fournisseurs de solutions de dématérialisation et vous vous demandez peut-être s’ils disposent de la technologie OCR ? Bonne question. Mais en réalité, ce que vous souhaitez savoir est si la solution offre une technologie complète, qui combine à la fois OCR, extraction intelligente de données et Machine Learning.

Certains fournisseurs utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR), mais ont recours ensuite à des méthodes d’extraction manuelle, en externalisant cette tâche à une tierce partie, également appelée « vérification par une tierce partie ». L'extraction OCR, qui nécessite le contrôle humain, fait intervenir des opérateurs pour saisir les données lues par l'OCR dans des champs prédéfinis. Dans ce cas de figure, la saisie manuelle des données est externalisée et peut s'avérer particulièrement longue, généralement de 24 à 72 heures ouvrables. Ce qui, vous en conviendrez, est contraire à l'objectif visant à passer d'un processus manuel à un processus automatisé pour gagner en efficacité et en productivité.

De plus, vous seriez pieds et mains liés à l'entreprise sous-traitante extérieure en attendant que celle-ci procède à la saisie manuelle de vos données. Cela ne ferait qu'empirer la situation.

Les fournisseurs de solutions de dématérialisation qui externalisent cette partie du processus de traitement des factures sont souvent plus préoccupés par les coûts de la main-d'œuvre générés par la saisie manuelle des données que par votre entreprise elle-même ou l'exactitude de votre facture. Cela pourrait entraîner notamment un manque de précision dans vos documents, un inconvénient non négligeable lorsque l'automatisation assurée par les solutions les plus avancées permet, au contraire, de réduire le nombre d'erreurs dans la saisie des données.

Grâce à la solution de dématérialisation d'automatisation des circuits achats et factures, 100% Cloud de Yooz, vous pourrez vous libérer des processus manuels fastidieux et réserver davantage de temps à des tâches plus stratégiques et à valeur ajoutée.

Pour en savoir plus sur l'OCR et l'extraction intelligente des données, vous pouvez consulter la série de blogs " Comprendre l'OCR en 3 minutes ".

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 Tags: Experts-Comptables Entreprises Tendances du secteur

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