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Notre article précédent, " la relation fournisseur : quelles bonnes pratiques adopter au sens de « la charte « Relations fournisseur responsables » nous alertait sur les conséquences liées aux retards de paiement des fournisseurs : sanctions impactant la réputation et la trésorerie des entreprises, la qualité de la relation avec les fournisseurs, représentant de fait un réel frein au développement des entreprises.

Afin de contrer ces risques, il est primordial de mettre en place une étroite collaboration entre la direction des achats et la direction financière au sein de l'entreprise.

Directement rattachée à la Direction Générale subordonnée à la direction financière ou décentralisée auprès des directions métiers, la fonction achats a vu son rôle interne de gardienne de maîtrise des coûts et son périmètre s’accroître au fil des années. Que ce soit pour les achats de production ou hors production, elle est désormais l’incontournable cheville ouvrière de la relation fournisseur. Mais après avoir obtenu cette prérogative, parfois de haute lutte, l’heure est peut-être venue pour elle d’initier une approche plus collégiale.

Malgré l’image de cost killers dont ils peinent parfois à se défaire, les achats s’éloignent de plus en plus de la recherche d’économies à tout prix pour se positionner comme un véritable levier d’efficacité transverse au service de la stratégie de l'organisation. Ils accélèrent la standardisation et la mutualisation, qui favorisent les économies mais aussi la performance opérationnelle ; ils sont la porte d’entrée de l’innovation en provenance de l’extérieur ; ils mettent en œuvre des politiques d’achats responsables qui contribuent à la performance RSE et à la maîtrise des risques au sens de La Charte Relations Fournisseurs Responsables qui compte aujourd'hui plus de 2000 signataires avec un engagement pour des Achats Responsables. De nombreuses grandes entreprises en France, des fédérations mais aussi des ETI, PME et TPE issues des secteurs privé et public en font partie.

 

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La relation fournisseur : la nécessité d’une collaboration renforcée

Ces nouveaux enjeux nécessitent plus que jamais une étroite collaboration avec les prescripteurs internes et les fournisseurs eux-mêmes. En effet, l’immixtion d’un nouvel intermédiaire, et la mise en place de procédures et de contrôles nouveaux peuvent générer des frictions, des résistances, voire des blocages, qui vont à l’encontre d’autres objectifs clés des entreprises aujourd’hui : fluidité, rapidité, souplesse, time-to-market… Pour un fournisseur, il est difficile de s’engager sans compter s’il a affaire à une multiplicité d’interlocuteurs qui ralentissent la collaboration, lui adressent des injonctions contradictoires et lui donnent l’impression d’être perpétuellement sous surveillance. 

Dans ce contexte, cela relève d’une responsabilité partagée, la direction des achats s’imposant comme le maître d’œuvre, le pilier et l’animateur de cette gouvernance. Elle est la garante de l’équilibre entre des objectifs et des contraintes parfois antinomiques – innovation/sécurité, contrôle/réactivité, diversité/consolidation, qualité/coûts… – et de la cohérence et de l’efficacité de la relation opérationnelle et durable avec le fournisseur.

Des indicateurs précis et irréfutables pour  une relation fournisseur responsable

Pour procéder aux arbitrages et obtenir qu’ils soient acceptés par toutes les parties, cette démarche doit pouvoir s’appuyer sur des indicateurs précis et irréfutables. C’est ici qu’entre en jeu la direction financière, l’indispensable alter ego des achats dans la gestion de la relation fournisseur. En modernisant le processus Purchase-to-Pay (P2P) et en le dématérialisant de bout en bout, elle contribue à double titre à optimiser la relation fournisseur : d’une part, en fluidifiant les échanges administratifs (ce qui peut, en outre, permettre d’introduire de nouvelles exigences de façon indolore) ; d’autre part, en simplifiant et en accélérant la constitution de tableaux de bord et d’analyses qui étaieront la prise de décision.

Longtemps en entreprise, les directions des achats ont peiné à justifier leur action car les économies qu’elles généraient étaient peu visibles. Aujourd’hui, alors qu’il leur faut plus que jamais convaincre leurs partenaires internes de la pertinence de leurs choix, elles disposent enfin des outils technologiques qui leur permettent d'optimiser cette relation.

Pour aller plus loin, découvrez les grandes étapes d’un circuit de traitement des demandes d’achat depuis la création de la commande jusqu’au rapprochement factures fournisseurs-commandes-réceptions 

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 Tags: Tendances Numériques Entreprises

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