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Pour la plupart des entreprises, la croissance est une bonne nouvelle. C’est à la fois l’objectif et la récompense des efforts accomplis. Mais pour le service comptable, la médaille a son revers : plus d’activité, ce sont aussi plus de factures à traiter et le risque d’atteindre rapidement les limites des capacités de l’organisation.

Bien sûr, il y a toujours la possibilité de recruter une personne supplémentaire pour absorber ce surplus de travail, mais les entreprises souscrivent d’autant moins à cette solution coûteuse qu’elles savent que ce n’est qu’une fuite en avant : face à l’expansion de l’activité, la question n’est pas d’être suffisamment nombreux, mais d’être suffisamment efficaces.

Le service comptable face au mur de la croissance

Or, avant de se heurter à ce mur de la croissance, les entreprises exercent pour la plupart leur comptabilité de façon artisanale. On saisit les factures une à une, on les valide, on en déclenche le paiement, on les classe… Il faut ainsi de 3 à 5 semaines pour traiter une facture, et plus elles affluent, plus ces délais s’allongent. Les retards de paiement s’accumulent, les pénalités se multiplient, sans parler des doublons, des litiges et de la paperasse. Résultat : les comptables passent près d’un tiers de leur temps à gérer les retards de paiement. Ce qui n’est ni très intéressant pour eux, ni très productif pour l’entreprise, bien au contraire.

La dématérialisation, la solution pour industrialiser les processus

Pour que les bénéfices de la croissance ne se perdent pas dans des méandres d’inefficience administrative, la solution est d’industrialiser ces processus comptables grâce à la dématérialisation. Dématérialiser ne signifie pas seulement numériser les documents. Ceci reviendrait à substituer une complexité numérique à une complexité papier, et les bénéfices ne seraient que marginaux. En réalité, la dématérialisation des documents permet surtout de chaîner et d’automatiser les étapes successives du processus : depuis la gestion des achats jusqu’au traitement des factures (numérisation, reconnaissance automatique, enregistrement et imputations, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP ou logiciels comptables)… Les acteurs concernés sont tenus informés de l’avancement du processus et ils en valident les étapes clés en fonction de règles prédéfinies (type de facture, montant…).

Les solution de dématérialisation actuelles, basées sur l’intelligence artificielle, permettent de traiter tous les documents, sans tri préalable et indépendamment de leur format, leur support ou leur présentation (courrier, PDF, EDI…). Quant aux documents eux-mêmes, un moteur de recherche permet de les retrouver et de les consulter en toute simplicité.

Des gains significatifs de productivité

Grâce à l’automatisation intelligente, la dématérialisation permet des gains de temps très significatifs. Les études montrent que l’on peut s’attendre à réduire de 2 à 5 fois le cycle de traitement complet. En outre, un traitement plus rapide et efficace des factures fournisseurs limite les retards, les litiges ou le temps passé à répondre aux interrogations des fournisseurs, soit autant de gains de productivité supplémentaires. Ainsi outillé, le service comptable gagne considérablement en efficacité et il peut faire face durablement à l’augmentation de l’activité sans avoir à réclamer du personnel supplémentaire.

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 Tags: Entreprises Tendances du secteur

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